Effiziente Seminarverwaltung – Erfolgreich organisiert mit CASABLANCA
Hotel Obermühle
Mit der CASABLANCA Seminar-, Bankett- und Kongressverwaltung gelingt die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Events jeder Größenordnung auf einfachstem Wege. Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Auch das Hotel Obermühle setzt auf diese innovative Lösung von CASABLANCA hotelsoftware.
Das Hotel Obermühle, ein traditionsreiches Haus mit erstklassigem Service und hoher Veranstaltungsqualität, nutzt die CASABLANCA Seminarverwaltung seit November 2023 zur Planung der Verfügbarkeiten der Räume. Seit zwei Monaten wird das Modul zudem zur Erstellung von Angeboten und Verträgen für Veranstaltungen verwendet. Katrin Koschmieder, Verkaufsleitung und Prokuristin, berichtet über ihre Erfahrungen mit der Software und die Vorteile für den Hotelbetrieb.
Herausforderungen vor der Einführung
Vor der Einführung der CASABLANCA Seminarverwaltung war die Organisation von Veranstaltungen eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe. Die Terminplanung erfolgte über Excellisten, die wenig Spielraum für detaillierte Abläufe und Zeitpläne ließen. Auch die Angebotserstellung war aufwendig: Angebote wurden per E-Mail mit gespeicherter Signatur verschickt, was häufig zu Fehlern führte und den gesamten Prozess erheblich verlangsamte. Die manuelle Erstellung von Verträgen war ebenso zeitintensiv und wenig effizient.
Strukturierte Einführung der Seminarverwaltung
Die Einführung der CASABLANCA Seminarverwaltung brachte zunächst einige Herausforderungen mit sich. “Am Anfang wirkt es viel, denn man startet mit einer leeren Verwaltung und muss alle Tagungsräume, Packages, Verpflegungsoptionen und Ausstattungsmerkmale selbst anlegen”, berichtet Katrin Koschmieder. Doch dank der klaren Struktur der Software und der Unterstützung des CASABLANCA Supports war die Implementierung gut zu bewältigen. Der Vorteil: Am Ende steht eine individuell angepasste Lösung, die genau den Bedürfnissen des Hotels entspricht und flexibel anpassbar bleibt.
Optimierung der Abläufe und erhebliche Zeitersparnis
Mit der Einführung der CASABLANCA Seminarverwaltung konnte das Hotel Obermühle seine Prozesse deutlich verbessern. Die Terminplanung ist nun wesentlich einfacher: Bereits bei der Angebotserstellung können detaillierte Zeitpläne mit Beginn und Ende hinterlegt werden. Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit und eine fehlerfreie Koordination der Veranstaltungen. Die Angebots- und Vertragserstellung erfolgt mit nur einem Klick, wodurch das Team erheblich Zeit und Mühe spart. Zudem sieht das Angebot nun professioneller aus, was sich positiv auf den Eindruck bei Kunden auswirkt.
Zufriedene Mitarbeiter:innen und optimierte Prozesse
Die Mitarbeitenden, die täglich mit der Seminarverwaltung arbeiten, zeigen sich äußerst zufrieden mit der neuen Lösung. Die selbsterklärende Handhabung und die einfache Bedienbarkeit erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. “Was vorher mühsam war, geht nun schnell und effizient”, fasst Katrin Koschmieder zusammen.
Uneingeschränkte Empfehlung
Auf die Frage, ob sie die CASABLANCA Seminarverwaltung weiterempfehlen würde, gibt es für Katrin Koschmieder eine klare Antwort: “Ja, auf jeden Fall!” Sie betont, dass die Einrichtung der Software zwar anfangs mit Aufwand verbunden ist, sich dieser aber mehr als lohnt. Die Arbeitserleichterung ist signifikant, und die Flexibilität der Lösung ermöglicht eine optimale Anpassung an die individuellen Bedürfnisse des Hotels.
Fazit
Mit der Einführung der CASABLANCA Seminarverwaltung konnte das Hotel Obermühle seine internen Abläufe deutlich optimieren. Die erhebliche Zeitersparnis bei der Angebotserstellung, die verbesserte Übersichtlichkeit in der Terminplanung und die einfache Handhabung sorgen für einen effizienteren Arbeitsalltag. Auch die Mitarbeitenden sind begeistert von der intuitiven Bedienung und der professionellen Darstellung der Dokumente. Eine Investition, die sich in jeder Hinsicht auszahlt!